x
تبلیغات

Office

از دیگر قابلیت  های ارسال ایمیل درOutlook اخذ رای و یا تائیدیه از گیرندگان نامه می  باشد. بدین طریق که در هنگام ایجاد ایمیل جدید از تب Option گزینه Use Voting Buttons را کلیک نموده و گزینه مورد نظر را بر اساس موضوع انتخاب نمایید که عبارتند از:

برای دریافت ایمیل گزارش ارسال می توانید طبق روش زیر اقدام نمایید تا پس از دریافت ایمیل توسط شخص گیرنده یک نامه مبنی بر گزارش ارسال برای شما ایجاد و ارسال گردد. 

نحوه ایجاد و ارسال ایمیل در Outlook 2013
بدین منظور پس از اجرای نرم افزار Outlook، در تب Home بر رویNew Email کلیک نموده، سپس در پنجره باز شده اطلاعات را به صورتی که در ادامه توضیح داده شده وارد نمایید.


1 Managing Outlook Email

 

  • To: آدرس ایمیل گیرندگان نامه در این قسمت وارد می شود.
  • Cc: در صورت نیاز به ارسال رونوشت، آدرس ایمیل اشخاص مورد نظر را در قسمت Cc وارد نمایید.
  • Subject: موضوع نامه می باشد.
  • Send: برای ارسال نامه می باشد.

 

2 Managing Outlook Email

 

  • Bcc: گزینه Bcc برای ارسال رونوشت استفاده می شود، با این تفاوت که گیرندگان این قسمت مخفی هستند و گیرندگان قسمتTo و Cc متوجه ارسال رونوشت برای این افراد نمی شوند. علاوه بر این گیرندگان این قسمت نیز برای یکدیگر غیر قابل مشاهده هستند. برای افزودن قسمتBcc از تبOption بر رویBcc کلیک نمایید.

 

3 Managing Outlook Email

 

نکته1: برای انتخاب نام گیرندگان می توانیم بر اساس شکل زیر اقدام نماییم.

 

4 Managing Outlook Email

 

نکته 2: در صورتی که نتوانستیم نام گیرنده مورد نظر را بیابیم می توانیم با زدن ابتدای نام آن و سپس با استفاده از گزینهCheck Names نام مور نظر را انتخاب نماییم.

 

5 Managing Outlook Email

 

نکته 3: شما می توانید بر اساس میزان اهمیت نامه ارسالی، گزینه  های High Importance (اهمیت بالا) وLow Importance (اهمیت پایین) را انتخاب نمایید تا در کارتابل شخص گیرنده علامتدار نمایش داده شود.

 

6 Managing Outlook Email

 

نحوه ذخیره و ارسال ایمیل
شما می توانید یک نسخه از ایمیل خود را در قسمتDraft ذخیره نموده تا در فرصت مناسب آن را ارسال نمایید.

 

7 Managing Outlook Email

 

جهت مشاهده پیام های ذخیره شده می توانید از قسمتDraft ، پیام مورد نظر را انتخاب و در صورت نیاز آن را ویرایش و سپس ارسال نمایید.

 

8 Managing Outlook Email

 

نحوه الحاق فایل
به منظور الحاق فایل/فایل ها، بر روی گزینهAttach File در تبMessage کلیک کرده و سپس فایل/فایل های مورد نظر را انتخاب نمایید.

 

9 Managing Outlook Email

 

نماهای متفاوت مشاهده پیام ها
سه نما برای مشاهده پیام ها درOutlook وجود دارد که هر کدام ویژگی های متفاوتی در نحوه نمایش پیام دارند. جهت تغییر نما می توانید از منوی View، گزینه Change View را انتخاب نمایید.

 

10 Managing Outlook Email

 

نکته1: ایمیل هایی که هنوز باز و خوانده نشده اند از طریق یک خط عمود آبی رنگ که در سمت چپ آن وجود دارد از باقی ایمیل ها متمایز می شود.

 

11 Managing Outlook Email

 

نکته 2: شما می توانید وضعیت پیام های خود را از گروه Tags به خوانده شده/ نشده (Unread/Read) مطابق شکل زیر تغییر دهید. (شماره 2) همینطور با استفاده از گزینه Categorize در همان قسمت می توانید پیام های خود را بر اساس رنگ بندی طبقه بندی نمایید. (شماره 3)

 

12 Managing Outlook Email

 

مشاهده محتوای پیام ها
به منظور مشاهده محتوای پیام ها می توانید با کلیک بر روی ایمیل مورد نظر محتوای آن را قسمت Reading Pane (سمت راست صفحه) مشاهده نموده و یا بر روی پیام مورد نظر دوبار کلیک نمایید تا در پنجره ای جداگانه محتوای ایمیل مورد نظر برای شما نمایش داده شود.

مشاهده محتوای فایل های الحاق شده
برای مشاهده محتوای فایل های الحاقی می توانید از سه روش زیر عمل کنید.

  1. با کلیک بر روی فایل الحاق شده محتوای آن را در سمت راست صفحه مشاهده نمایید. (به منظور بازگشت به محتوای ایمیل، مجدد بر روی ایمیل مورد نظر در قسمت پیام ها کلیک نمایید.)
  2. بر روی فایل مورد نظر دوبار کلیک نمایید تا در پنجره ای جداگانه محتوای آن برای شما نمایش داده شود.
  3. ذخیره فایل مورد نظر بر روی هارد دیسک که از طریق منوی File و گزینه Save As امکان پذیر می باشد.

 

13 Managing Outlook Email

 

پس از کلیک بر روی فایل الحاق شده منوی ATTACHMENTS در قسمت بالا به عنوان آخرین تب اضافه می شود که برای مدیریت فایل های الحاق شده بکار می رود و به ترتیب شامل گزینه هایی به جهت باز کردن فایل، پرینت، ذخیره تمامی فایل های الحاقی، حذف آنها، انتخاب تمامی فایل ها، کپی آن ها و در نهایت مشاهده محتوای فایل می-باشد.

 

14 Managing Outlook Email

 

پاسخگویی به پیام ها
برای پاسخگویی به پیام های دریافت شده می توانید بر روی آن دوبار کلیک نمایید و از گروه Respond که در سربرگ Message وجود دارد گزینه مناسب را انتخاب نمایید.

 

15 Managing Outlook Email

 

  • Reply: برای ارسال پاسخ به شخص ارسال کننده پیام استفاده می شود. (شماره 1)
  • Reply All: پیام مورد نظر را هم برای شخص ارسال کننده نامه و هم برای تمامی دریافت کنند گان دیگر که در قسمت To و Cc مشخص شده است، ارسال می نماید. (شماره 2)
  • Forward: برای ارسال پیام و فایل های الحاقی آن به گیرندگان دیگری به جز کسانی که در قسمتTo و Cc مشخص شده استفاده می گردد. (شماره 3)
  • Reply with Meeting: در جواب به پیام مورد نظر می توان یک قرار ملاقات تنظیم نموده و آن را هم برای شخص ارسال کننده و هم برای تمامی دریافت کنند گان ارسال نمود. (شماره 4)
  • Reply with IM: شما می توانید در جواب پیام مورد نظر یک IM Chat باز کنید (شماره 5). لازم به ذکر است این گزینه زمانی فعال است که قابلیت Integration و یا یکپارچه سازی نرم افزار Skype for business نصب شده بر روی سیستم شما با سرویس دهنده ایمیلتان انجام شده باشد.
  • More Respond Action: شامل دو گزینه Forward as Attachment که به منظور تبدیل شدن متن نامه در قالب یک فایل الحاقی و همینطور گزینه دیگری با نام Call برای برقراری تماس تلفنی (از طریق Skype for business) در پاسخ به شخص گیرنده می باشد. (شماره 6)

 

 

 

به منظور مدیریت ظرفیت Mailbox خود در Outlook می بایست از قسمت Mailbox Cleanup در منوی File تنظیمات مورد نظر را انجام دهید.

به منظور جستجو در Outlook می توانید از کلیدهای ترکیبی Ctrl+E استفاده نمایید. در این حالت مستقیم وارد کادر جستجو می شوید. حال می توانید با بکارگیری نکات زیر، عملیات جستجوی خود را مانند حرفه ایی ها به انجام برسانید: