x
تبلیغات

Office

به منظور ایجاد وظیفه (Task) در Outlook به طرق مختلفی می توان اقدام نمود که در ادامه به تشریح تمامی آنها می پردازیم.
1-استفاده از قابلیت Drag & Drop:
در این روش شما با استفاده از قابلیت Drag & Drop می‌توانید آیتم هایی مانند ایمیل را بهTask تبدیل کنید. برای مثال شما ایمیلی دریافت کرده‌اید که می‌خواهید آن را به Task تبدیل کنید، بدین منظور، ایمیل موردنظر را روی آیکون Tasks در Navigation barکشیده و رها کنید.

 

01 create task

 

پس از رها کردن، صفحه ایجادTask گشوده خواهد شد که می بایست در داخل آن باید مواردی را تنظیم کنید.

 

02 create task

 

گزینه های موجود در این فرم عبارتند از:
 Subject: موضوعTask را مشخص می ‌کند.
 Start date: زمان شروعTask را مشخص می ‌نماید
 Due date: زمان پایان Task را مشخص می کند.
پس از تکمیل فیلدهای مورد نیاز، گزینهSave & close را انتخاب کنید تا Task مورد نظر برای شما ایجاد شود. هم اکنون Task ایجاد شده در بخشTasks ، به شما نمایش داده می‌شود.

 

03 create task

 

2-استفاده از Double click:
با استفاده از این قابلیت، در تمامی پنجره‌های مرتبط باTasks می‌توانید یک Task جدید ایجاد کنید. به عنوان مثال:
1. قسمت Task listدر سمت راست: با دابل کلیک روی قسمت خالی صفحه می توانید Task جدید ایجاد کنید.

 

04 create task

 

نکته: جهت فعال‌سازی Task listاز زبانه View گزینهTo-Do Bar را انتخاب و در نهایت، گزینهTasks را انتخاب کنید.

 

05 create task

 

2. با نگه داشتن اشاره گر موس روی گزینه Tasks موجود در Navigation bar، پنجره Taskهای موجود باز می گردد. در این پنجره، با کلیک بر روی فضای خالی موجود می توانید یک Task جدید ایجاد نمایید.

 

06 create task

 

3. ابتدا روی گزینه Tasks از Navigation bar کلیک کرده سپس در صفحه باز شده در قسمت To Do list روی قسمت خالی صفحهDouble click کنید.

 

07 create task

 

3-استفاده از قسمت Task:
در Navigation bar، گزینه Task را انتخاب و از زبانه Home روی گزینهNew Task کلیک نمایید.

 

08 create task

 

در Navigation bar، گزینه Task را انتخاب و از تب Home، گزینه New Items و سپسTask را انتخاب نمایید.

 

09 create task 

 

 

 

 

ممکن است شما در Outlook به این مورد برخورده باشید؛ که زمانی که بر روی نامه ای کلیک می کنید تا محتوای آن را در Reading Pane مشاهده کنید این نامه به حالت خوانده شده تبدیل می شود. حال شما در زمان جستجوی نامه ای خاص ممکن است چند نامه را باز کنید و در حین انجام این کار تعدادی از نامه ها بدون بررسی به خوانده شده تبدیل شوند و در آینده برای شما مشکل ایجاد کند.
برای غیر فعال کردن حالت تبدیل خودکار نامه های دریافتی (بدون بررسی) به خوانده شده، به مسیر زیر مراجعه کنید:
• در قسمت Mail وارد تب Viewشده، سپس گزینهReading Pane و در نهایتOption را انتخاب نمایید.

 

1 Do not automatically mark as read


• در پنجره باز شده گزینه Mark items as read when viewed in Reading Pane فعال می باشد. اگر این گزینه را غیر فعال کنید نامه های شما زمانی تبدیل به خوانده شده می شود که بر روی آنDouble click کنید و یا آنکه بر روی آن کلیک راست کرده گزینهMark As Read را انتخاب کنید.

 

2 Do not automatically mark as read

 

تاخیر در تبدیل نامه به خوانده شده:
اگر همچنان تمایل دارید که نامه های شما به صورت خودکار به خوانده شده تبدیل شوند اما نه زمانی که شما در حال جستجو در میان نامه ها هستید، می توانید زمان تاخیر برای آن مشخص کنید تا بعد از زمانی که مشخص کرده اید نامه به خوانده شده تبدیل شود.

 

3 Do not automatically mark as read

 

تبدیل نامه ها به خوانده شده یا خوانده نشده توسط کلید های میانبر:
با استفاده از کلید های میانبر می توانید نامه های خود را به خوانده شده یا خوانده نشده تبدیل کنید.
برای تبدیل به حالت خوانده شده از کلید های ترکیبی CTRL+ENTER یا CTRL+Q استفاده کنید. همچنین به منظور تبدیل به حالت خوانده نشده از کلید ترکیبی CTRL+U استفاده کنید.

 

 

 

شاید برای شما هم پیش آمده باشد که بخواهید ایمیل های خوانده نشده را در چند سطر مشاهده کنید تا به صورت حدودی قسمتی از متن پیام قابل ملاحظه باشد. برای انجام این کار به صورت زیر اقدام نمایید:

  • از سربرگ های بالا گزینهFile و سپس Option را انتخاب نمایید.

 

1 Show AutoPreview for Unread Messages

  • در پنجره باز شده گزینه Quick Access Toolbar را انتخاب و سپس بر اساس ترتیب مشخص شده مراحل را ادامه دهید.

 

2 Show AutoPreview for Unread Messages

  • علاوه بر گزینه های اضافه شده می توانید از همین قسمت Turn Off Auto Preview را نیز به منظور غیر فعال کردن قابلیت های افزوده شده انتخاب و اضافه نمایید.
  • هم اکنون گزینه های اضافه شده در تصویر زیر قابل ملاحظه می باشند.

 

3 Show AutoPreview for Unread Messages

 

قابل ذکر است که با انتخاب هر یک از گزینه های افزوده شده سوالی از شما پرسیده می شود که آیا تغییرات بر روی این پوشه (This Folder) اعمال گردد و یا بر روی تمامی پوشه های میل باکس (All mailboxes).

4 Show AutoPreview for Unread Messages

 

 

 

 

همانطور که می دانید داده ها، ایمیل ها، اطلاعات تماس و ... در نرم افزار Outlook در یک فایل pst در سیستم شما ذخیره می گردند. از این فایل می توان به منظور انتقال داده های Outlook از یک کامپیوتر به کامپیوتر دیگر و یا جهت اخذ نسخه پشتیبان استفاده گردد.
بعضی مواقع کاربران در ایمیل های خود از امضا (Signature) استفاده می نمایند که اگر از امضاهای خود نسخه پشتیبان نداشته باشند، عمل بازگرداندن اطلاعات، بدون امضا انجام می گردد. لازم است بدانیم که فایل pst شامل امضا نمی باشد و برای اینکه از امضا ها نسخه پشتیبان تهیه کنیم باید به روش ذیل عمل نمائیم.
در سیستم عامل های مختلف مسیر رسیدن به فایل Signature متفاوت می باشد که در ادامه به آن اشاره شده است:

  • Windows XP :

C:\Documents and Settings\%username%\Application Data\ Microsoft\signatures

  • Windows Vista, Windows 7, Windows 8 and Windows 10

C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

لازم به ذکر است برای دیدن محتویات فولدرهای مذکور ابتدا باید گزینهand drives View hidden files, folders را فعال کرده، سپس مسیر فوق را در Explorer ویندوز Copy و Paste نماییم.
برای دسترسی به فولدر مذکور، از طریق محیط Outlook نیز این قابلیت فراهم شده است، بدین صورت که نرم افزار Outlook را اجرا کرده و از منوی File، گزینه Options و سپس Mail را انتخاب نمائید. همانطور که در شکل زیر به نمایش گذاشته شده است، کلید CTRL را نگه داشته و در نهایت روی Signatures کلیک نمائید.

 

Backup and restore signatures in outlook 01

 

چگونگی بازیابی (restore) کردن امضاء:
به منظور بازیابی نمودن امضا می توانید محتویات فولدرهایی که قبلا بیان گردید را در سیستم مقصد در همان مسیر قرار دهید. نکته حائز اهمیت این است که در سیستم مقصد هم با همان حساب کاربری که در سیستم مبدا وارد می شدید، لاگین نمایید.
نکته 1: هر امضا که توسط کاربر از طریق Outlook ساخته می شود شامل سه فایل با فرمت های txt ،html و rtf می باشد که تمامی فایل های مذکور در مقصد مورد نیاز می باشد.

 

 

 

ایجاد حالت تکرار(Recurrence) برای یک فعالیت (Task)در outlook برای زمانی کاربرد دارد که شما بخواهید وظیفه ای را به صورت روزانه، هفتگی یا ماهانه تکرار کنید. برای این منظور می توانید از قابلیت Task Recurrence  استفاده کنید که در ادامه به تشریح آن می پردازیم.

 

  • برای ایجاد یک Task از قسمت Mail، مطابق تصویر زیر اقدام نمایید.

1 Task Recurring

  • در پنجره باز شده، موارد زیر را تکمیل کنید:
  1. Subject: موضوع Task
  2. Start Date: تاریخ شروع Task
  3. Due Date: تاریخ پایان Task
  4. Status: درصد پیشرفت Task
  5. Priority: الویت Task

2 Task Recurring

  • پس از تکمیل فیلدها برای تنظیم بازه تکرار، از سربرگ Task گزینه Recurrence را انتخاب و سپس حالت تکرار مورد نظر را تنظیم نمایید.

 

3 Task Recurring


حال بر روی گزینه Save & Close کلیک کنید.

  • هم اینک برای مشاهده وظایف تعریف شده، در Navigation Bar گزینه Task را انتخاب کنید.

4 Task Recurring

  • برای غیرفعال کردن حالت تکرار، Task مورد نظر را باز نموده و از سربرگ Task بر روی گزینهSkip Occurrence کلیک نمایید.

5 Task Recurring

 

 

 

معرفی نرم افزارهای کاربردی

Netwrix Event Log Manager

Netwrix Event Log Manager

با استفاده از این نرم افزار، می‌توانید رخدادهای به ثبت رسیده در Event Viewer سیستم های موجود در شبکه خود را به صورت متمرکز، بر روی سیستمی که این نرم افزار بر روی آن نصب شده است، مشاهده و یا آرشیو نمایید. همچنین این ابزار این امکان را در اختیار شما می گذارد که بتوانید از ثبت یک رخداد خاص، اطلاع حاصل کنید. به عبارت دیگر، می توانید این نرم افزار را به گونه ای پیکربندی کنید که در صورت ثبت یک رخداد خاص در یک سیستم، این موضوع به اطلاع شما برسد.

اطلاعات بیشتر

خبرنامه

جهت دریافت آخرین اخبار و مقالات، آدرس پست الکترونیکی (ایمیل) خود را در کادر فوق وارد نمایید.